یادداشت‌های GCMS: دریافت پرونده IRCC (راهنمای ۲۰۲۶)

سامانه جهانی مدیریت پرونده (GCMS) سامانه رایانه‌ای است که اداره مهاجرت، پناهندگان و شهروندی کانادا (IRCC) برای مدیریت پرونده‌های شهروندی و مهاجرت به کار می‌برد. این سامانه برای پشتیبانی از عملیات مربوط به مراجعان در IRCC و سازمان خدمات مرزی کانادا (CBSA) ساخته شده است. «یادداشت‌های GCMS» نام رایج نسخه‌ای از پرونده الکترونیکی شماست: اطلاعات شخصی که ارائه کرده‌اید و مطالبی که افسران هنگام رسیدگی به درخواست شما ثبت کرده‌اند.

درخواست ویژه‌ای برای یادداشت‌های GCMS وجود ندارد. پرونده خود را از طریق درخواست دسترسی به اطلاعات و حریم خصوصی (ATIP) بر پایه یکی از دو قانون فدرال دریافت می‌کنید: قانون حریم خصوصی (Privacy Act)، که حق دسترسی به اطلاعات شخصی خودتان را می‌دهد، یا قانون دسترسی به اطلاعات (Access to Information Act)، که حق دسترسی به سوابق دولتی را می‌دهد. هر دو قانون از ۱ ژوئیه ۱۹۸۳ لازم‌الاجرا شدند.

مهلت قانونی IRCC برای پاسخ

۳۰ روز

درخواست بر پایه قانون حریم خصوصی

رایگان

درخواست بر پایه قانون دسترسی به اطلاعات

۵ دلار

رضایت‌نامه هنگامی که کسی از طرف شما درخواست می‌دهد

IMM 5744

نکته‌ای که بسیاری از آن غافل‌اند این است که شاید تنها برای دانستن دلیل رد درخواست به درخواست کامل ATIP نیازی نداشته باشند. IRCC اکنون برای بیشتر درخواست‌های اقامت موقت (از ۲۹ ژوئیه ۲۰۲۵) و بیشتر درخواست‌های اقامت دائم (از ۲۶ مه ۲۰۲۶) یادداشت تصمیم افسر را همراه با نامه رد درخواست می‌فرستد. درخواست کامل همچنان سودمند است هنگامی که سابقه کامل را می‌خواهید، هنگامی که نوع درخواست شما با یادداشت تصمیم همراه نیست (مانند مجوز سفر الکترونیکی، مجوز اقامت موقت یا درخواست بشردوستانه و همدردی)، یا هنگامی که رسیدگی به درخواست شما بیش از انتظار طول کشیده است.

این دو قانون حق درخواست را به افراد متفاوتی می‌دهند. خود قانون حریم خصوصی حق دسترسی را به شهروندان کانادا و مقیمان دائم می‌دهد، اما به دولت اجازه می‌دهد این حق را با فرمان گسترش دهد، و IRCC و CBSA هر دو اعلام می‌کنند که این حق اکنون اتباع خارجی را، در هر جا که زندگی کنند، نیز در بر می‌گیرد. قانون دسترسی به اطلاعات همچنان به شهروندان کانادا، مقیمان دائم و افراد یا شرکت‌های حاضر در کانادا محدود است.

IRCC مسیر قانون دسترسی به اطلاعات را مسیری می‌داند که نماینده، با رضایت‌نامه امضاشده موکل، هنگامی به کار می‌برد که موکل شهروند یا مقیم دائم نیست و در کانادا حضور ندارد.

1. 1

   مشخص کنید سوابق نزد کدام نهاد است

   پرونده‌های درخواست خود را از IRCC بخواهید. سوابقی را که CBSA نگهداری می‌کند، مانند گزارش سابقه سفر شامل ورودها به کانادا و خروج‌ها از آن، از CBSA بخواهید. هر نهاد به درخواست جداگانه نیاز دارد.

2. 2

   قانون را انتخاب کنید

   برای اطلاعات خودتان از قانون حریم خصوصی استفاده کنید؛ رایگان است و در هر جا که زندگی کنید برای شما باز است. اگر متقاضی واجد شرایطی هستید که سوابقی را با رضایت موکل درخواست می‌کند، از قانون دسترسی به اطلاعات استفاده کنید.

3. 3

   جزئیات کافی برای یافتن پرونده بدهید

   درخواست باید اطلاعات کافی بدهد تا کارکنان بتوانند با تلاشی معقول سوابق را بیابند. نام کامل، تاریخ تولد و هر شماره پرونده، شماره درخواست یا شناسه مراجع را بنویسید و بگویید کدام درخواست یا دوره زمانی را می‌خواهید.

4. 4

   اگر کسی از طرف شما درخواست می‌دهد، رضایت‌نامه‌ها را بیفزایید

   رضایت‌نامه درخواست دسترسی به اطلاعات و اطلاعات شخصی (IMM 5744) را برای هر فردی که نامش در پرونده آمده و ۱۶ ساله یا بالاتر است (قانون حریم خصوصی) یا بالای ۱۸ سال دارد (قانون دسترسی به اطلاعات) ضمیمه کنید.

5. 5

   به‌صورت آنلاین یا پستی ثبت کنید

   از ابزار درخواست آنلاین ATIP استفاده کنید و هزینه ۵ دلاری قانون دسترسی به اطلاعات را با کارت اعتباری یا نقدی بپردازید. برای ارسال پستی، فرم IMM 5563، فرم هیئت خزانه‌داری یا نامه‌ای را که نام قانون را ذکر کند، به بخش دسترسی به اطلاعات و حریم خصوصی IRCC در اتاوا بفرستید، و برای درخواست بر پایه قانون دسترسی به اطلاعات، چک یا حواله پولی ۵ دلاری به نام خزانه‌دار کل کانادا (Receiver General for Canada) پیوست کنید.

6. 6

   منتظر بمانید و پیگیری کنید

   IRCC باید ظرف ۳۰ روز پاسخ دهد یا در همین مدت به شما اطلاع دهد که مهلت را تمدید می‌کند و تمدید چه مدت است. اگر پس از ۳۰ روز خبری دریافت نکردید، می‌توانید از طریق ایمیل یا پست با بخش ATIP در IRCC تماس بگیرید و وضعیت درخواست خود را جویا شوید.

پاسخ به‌طور معمول مجموعه‌ای از صفحات چاپ‌شده از سامانه است که برخی بخش‌های آن حذف شده‌اند. یک پرونده می‌تواند موارد زیر را در بر گیرد.

• اطلاعات شخصی و اطلاعات درخواست شمابر پایه ارزیابی تأثیر بر حریم خصوصی IRCC، سامانه GCMS مشخصات هویتی، سابقه نشانی، تحصیلات، سوابق کیفری و سابقه پزشکی و سفر را ثبت می‌کند.
• یادداشت‌ها و دلایل افسردستورالعمل‌های IRCC می‌گویند سابقه تصمیم باید نشان دهد که افسر همه عوامل مرتبط، از جمله اظهارات شما، را سنجیده است و باید ماده قانونی پشتوانه رد درخواست را ذکر کند.
• مدارک و اظهاراتی که فرستاده‌ایدبه افسران گفته شده است که هر مدرکی را که متقاضی ارائه می‌کند، برای تصمیم‌گیرنده در پرونده قرار دهند.
• ثبت‌هایی که هنگام جریان پرونده انجام می‌شودکارکنان اقدامات انجام‌شده روی پرونده را ثبت می‌کنند. برای نمونه، دستورالعمل‌های IRCC می‌گویند هنگامی که یک افسر نامه رد درخواست را از طرف افسر دیگری می‌فرستد، یادداشتی در GCMS ثبت می‌شود.

IRCC هشدار می‌دهد که حجم بالای درخواست‌ها ممکن است بر توانایی آن در رعایت مهلت‌های قانونی اثر بگذارد. می‌توانید درباره تمدیدی که آن را نامعقول می‌دانید یا خودداری از دسترسی، نزد کمیسر حریم خصوصی یا کمیسر اطلاعات شکایت کنید.