- 1Choisir la loiProtection des renseignements personnels ou accès à l'information
- 2Ajouter le consentementIMM 5744 si quelqu'un présente la demande pour vous
- 3Présenter la demandeService de demande d'AIPRP en ligne ou par la poste
- 4Attendre IRCC30 jours, sauf prolongation
- 5Lire votre dossierNotes, documents et motifs
Aperçu
Le Système mondial de gestion des cas (SMGC) est le système informatique qu'Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) utilise pour gérer les dossiers de citoyenneté et d'immigration. Il a été conçu pour soutenir les opérations auprès des clients d'IRCC et de l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC). Les « notes du SMGC » sont le nom courant d'une copie de votre dossier électronique : les renseignements personnels que vous avez fournis et les entrées que les agents ont faites pendant le traitement de votre demande.
Il n'existe pas de demande particulière pour les notes du SMGC. Vous obtenez votre dossier au moyen d'une demande d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels (AIPRP) en vertu de l'une de deux lois fédérales : la Loi sur la protection des renseignements personnels, qui donne un droit d'accès à vos propres renseignements personnels, ou la Loi sur l'accès à l'information, qui donne un droit d'accès aux documents du gouvernement. Les deux lois sont entrées en vigueur le 1er juillet 1983.
- Délai légal de réponse d'IRCC
- 30 jours
- Demande en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
- Gratuite
- Demande en vertu de la Loi sur l'accès à l'information
- 5 $
- Formulaire de consentement lorsque quelqu'un présente la demande pour vous
- IMM 5744
Beaucoup de gens ne savent pas qu'une demande d'AIPRP complète n'est pas toujours nécessaire pour connaître les motifs d'un refus. IRCC envoie maintenant une note de décision de l'agent avec la lettre de refus pour la plupart des demandes de résidence temporaire (depuis le 29 juillet 2025) et la plupart des demandes de résidence permanente (depuis le 26 mai 2026). Une demande complète reste utile si vous voulez le dossier entier, si votre type de demande n'est pas accompagné d'une note de décision (comme une autorisation de voyage électronique, un permis de séjour temporaire ou une demande fondée sur des considérations d'ordre humanitaire), ou si le traitement de votre demande prend plus de temps que prévu.
N'attendez pas vos notes pour respecter un délai judiciaire
Une demande d'AIPRP peut prendre 30 jours ou plus, alors que vous n'avez que 15 jours (décision rendue au Canada) ou 60 jours (décision rendue à l'extérieur du Canada) pour demander à la Cour fédérale l'autorisation de présenter une demande de contrôle judiciaire en vertu de l'article 72 de la Loi sur l'immigration et la protection des réfugiés (LIPR). IRCC demande aux demandeurs qui s'adressent à la Cour d'indiquer qu'ils n'ont pas reçu les motifs du refus, même s'ils ont reçu une note de décision, afin que la Cour puisse demander les motifs complets en vertu de la règle 9 des Règles des cours fédérales en matière de citoyenneté, d'immigration et de protection des réfugiés.
Pour qui
Ce programme vous convient si
- IRCC a refusé votre demande et vous voulez le dossier complet, pas seulement la note de décision de l'agent.
- Le traitement de votre demande prend beaucoup plus de temps que prévu et vous voulez voir ce qui a été consigné dans votre dossier.
- Vous prévoyez présenter une nouvelle demande et voulez vérifier exactement ce que vous avez déclaré dans vos demandes précédentes.
- Vous êtes un représentant au Canada qui demande le dossier d'un client avec son consentement signé.
- Vous avez besoin de vos registres d'entrée et de sortie à la frontière, que l'ASFC conserve.
Envisagez une autre option si
- Vous avez reçu une lettre d'équité procédurale. Répondez-y dans le délai indiqué dans la lettre; n'attendez pas d'abord vos notes. Lettres d'équité procédurale
- Vous voulez contester un refus devant la Cour fédérale et le délai approche. Lisez les options qui s'offrent à vous après un refus. Besoins d'immigration particuliers
- Vous demandez la citoyenneté ou une carte de RP et n'avez besoin que de vos antécédents de voyage. IRCC peut les obtenir de l'ASFC pour vous. Citoyenneté
- Vous voulez les renseignements d'une autre personne sans son consentement. IRCC peut refuser de les communiquer.
Qui peut présenter une demande
Les deux lois accordent le droit de présenter une demande à des personnes différentes. La Loi sur la protection des renseignements personnels accorde elle-même l'accès aux citoyens canadiens et aux résidents permanents, mais elle permet au gouvernement d'étendre ce droit par décret, et IRCC et l'ASFC indiquent tous deux que ce droit s'applique maintenant aux étrangers, où qu'ils vivent. La Loi sur l'accès à l'information reste limitée aux citoyens canadiens, aux résidents permanents et aux personnes physiques ou morales présentes au Canada.
| Demande en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels | Demande en vertu de la Loi sur l'accès à l'information | |
|---|---|---|
| Qui peut la présenter | Les citoyens canadiens, les résidents permanents et les étrangers, où qu'ils se trouvent | Les citoyens canadiens, les résidents permanents et les personnes physiques ou morales présentes au Canada |
| Ce que vous pouvez obtenir | Vos propres renseignements personnels | Les documents relevant d'IRCC, y compris les renseignements personnels d'un client lorsque celui-ci y consent |
| Frais | Sans frais | 5 $ |
| Consentement lorsque quelqu'un présente la demande pour vous | IMM 5744 pour chaque personne visée par le dossier âgée de 16 ans ou plus | IMM 5744 pour chaque personne visée par le dossier âgée de plus de 18 ans |
| Délai | 30 jours | 30 jours |
| Prolongation | Jusqu'à 30 jours de plus, ou davantage pour une traduction ou un support de substitution | Une période raisonnable, par exemple pour un grand nombre de documents ou des consultations |
| Plaintes adressées au | Commissaire à la protection de la vie privée du Canada | Commissaire à l'information du Canada |
IRCC présente la voie de la Loi sur l'accès à l'information comme celle qu'utilise un représentant, avec le consentement signé du client, lorsque celui-ci n'est ni citoyen ni résident permanent et ne se trouve pas au Canada.
Étape par étape
- 1
Déterminer qui détient les documents
Demandez vos dossiers de demande à IRCC. Demandez à l'ASFC les documents qu'elle conserve, comme votre rapport sur l'historique des voyages, qui indique vos entrées au Canada et vos sorties. Chaque institution exige sa propre demande.
- 2
Choisir la loi
Utilisez la Loi sur la protection des renseignements personnels pour vos propres renseignements; la demande est gratuite et vous est ouverte où que vous viviez. Utilisez la Loi sur l'accès à l'information si vous êtes un demandeur admissible qui demande des documents avec le consentement d'un client.
- 3
Donner assez de détails pour trouver le dossier
Une demande doit contenir assez de renseignements pour que le personnel puisse trouver les documents au prix d'un effort raisonnable. Indiquez votre nom complet, votre date de naissance et tout numéro de dossier, de demande ou d'identification de client, et précisez la demande ou la période voulue.
- 4
Ajouter les formulaires de consentement si quelqu'un présente la demande pour vous
Joignez le formulaire Consentement à une demande d'accès à l'information et de renseignements personnels (IMM 5744) pour chaque personne inscrite au dossier âgée de 16 ans ou plus (Loi sur la protection des renseignements personnels) ou de plus de 18 ans (Loi sur l'accès à l'information).
- 5
Présenter la demande en ligne ou par la poste
Utilisez le Service de demande d'AIPRP en ligne et payez les frais de 5 $ de la Loi sur l'accès à l'information par carte de crédit ou de débit. Par la poste, envoyez le formulaire IMM 5563, le formulaire du Conseil du Trésor ou une lettre qui nomme la loi à la Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels d'IRCC, à Ottawa, avec un chèque ou un mandat de 5 $ à l'ordre du receveur général du Canada pour une demande en vertu de la Loi sur l'accès à l'information.
- 6
Attendre et faire un suivi
IRCC doit répondre dans les 30 jours ou vous informer dans ce délai qu'il prolonge le délai, en précisant la durée de la prolongation. Si vous n'avez aucune nouvelle après 30 jours, vous pouvez communiquer avec la Division de l'AIPRP d'IRCC par courriel ou par la poste pour connaître l'état de votre demande.
Ce que montrent les notes
La réponse est habituellement un ensemble de pages imprimées à partir du système, dont certaines parties ont été retirées. Un dossier peut comprendre les éléments suivants.
- Vos renseignements personnels et ceux de votre demandeSelon l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée d'IRCC, le SMGC consigne les données d'identité, les adresses antérieures, les études, la criminalité, ainsi que les antécédents médicaux et de voyage.
- Les notes et les motifs de l'agentSelon les instructions d'IRCC, le dossier d'une décision doit montrer que l'agent a soupesé tous les facteurs pertinents, y compris vos observations, et doit citer la disposition de la loi sur laquelle repose un refus.
- Les documents et les observations que vous avez envoyésLes agents ont pour consigne de verser au dossier tous les documents fournis par le demandeur, à l'intention du décideur.
- Les entrées faites au fil du traitementLe personnel consigne les mesures prises dans le dossier. Par exemple, selon les instructions d'IRCC, une note est versée au SMGC lorsqu'un agent envoie une lettre de refus pour un autre agent.
Pourquoi certaines parties sont caviardées
Les deux lois permettent à IRCC de refuser de communiquer certains renseignements. En vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, il peut refuser de communiquer des renseignements personnels concernant d'autres personnes (article 26) et certains renseignements liés à l'application de la loi et aux enquêtes (article 22). Les exceptions en matière d'accès à l'information visent aussi des domaines comme les documents du Cabinet, la sécurité et les affaires internationales. Lorsqu'IRCC refuse l'accès à un document, sa réponse doit indiquer la disposition invoquée et votre droit de porter plainte auprès du commissaire.
Comment les notes aident après un refus ou un retard
| Votre situation | Comment les notes aident |
|---|---|
| Votre demande a été refusée | Vous pouvez comparer les préoccupations de l'agent avec les preuves que vous avez envoyées et voir si un document a été négligé ou si une préoccupation ne vous a jamais été communiquée. Cela vous aide à décider s'il faut présenter une nouvelle demande avec de nouveaux renseignements, demander à IRCC de réexaminer sa décision ou consulter un avocat au sujet d'un contrôle judiciaire. |
| Vous pourriez vous adresser à la Cour fédérale | Les notes aident un avocat à évaluer la décision, mais le délai de 15 ou de 60 jours pour demander l'autorisation continue de courir pendant que vous attendez. La Cour peut elle-même demander les motifs complets. |
| Votre demande est retardée | Les notes peuvent montrer quelles entrées ont été faites dans votre dossier jusqu'à maintenant. |
| Vous êtes sur le point de présenter une nouvelle demande | Vos formulaires et vos réponses antérieurs se trouvent dans le dossier. Les vérifier vous aide à garder votre nouvelle demande cohérente et à expliquer dans une lettre tout changement réel. |
| Vous avez besoin de vos antécédents de voyage | Un rapport sur l'historique des voyages de l'ASFC indique vos entrées au Canada, et vos sorties si vous les demandez expressément. Il est gratuit en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et peut prendre jusqu'à 30 jours. L'ASFC conserve ces rapports pendant 15 ans. |
Coûts et délais de traitement
| Demande | Frais | Délai légal |
|---|---|---|
| Demande à IRCC en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels | Sans frais | 30 jours, prolongeables d'au plus 30 jours (davantage pour une traduction ou un support de substitution) |
| Demande à IRCC en vertu de la Loi sur l'accès à l'information | 5 $ | 30 jours, prolongeables pendant une période raisonnable |
| Demande à l'ASFC en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, y compris un rapport sur l'historique des voyages | Sans frais | 30 jours en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels; selon l'ASFC, les rapports sur l'historique des voyages peuvent prendre jusqu'à 30 jours |
IRCC prévient que le volume élevé de demandes peut nuire à sa capacité de respecter les délais légaux. Vous pouvez porter plainte auprès du Commissaire à la protection de la vie privée ou du Commissaire à l'information au sujet d'une prolongation que vous jugez déraisonnable ou d'un refus d'accès.
Motifs de refus courants
| Problème | Ce qui se passe | Règle |
|---|---|---|
| Demande en vertu de la Loi sur l'accès à l'information présentée par une personne à l'extérieur du Canada qui n'est ni citoyenne ni résidente permanente | La personne n'a pas le droit de présenter cette demande; la voie à suivre est une demande en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels pour ses propres renseignements | Article 4 de la Loi sur l'accès à l'information; règles d'IRCC sur les demandeurs |
| Demande pour une autre personne sans le formulaire IMM 5744 | IRCC exige le formulaire de consentement pour chaque personne visée par le dossier âgée de 16 ans ou plus (Loi sur la protection des renseignements personnels) ou de plus de 18 ans (Loi sur l'accès à l'information) | Instructions d'IRCC sur les demandes |
| Pas assez de détails pour trouver les documents | Les documents risquent de ne pas être trouvés, ou la demande est retardée | Article 13 de la Loi sur la protection des renseignements personnels |
| Demande en vertu de la Loi sur l'accès à l'information sans les frais de 5 $ | Les frais doivent être payés au moment de la demande | Article 11 de la Loi sur l'accès à l'information |
| Demande des renseignements d'un répondant, d'un époux ou d'une autre personne | IRCC peut refuser de communiquer les renseignements personnels d'une autre personne | Article 26 de la Loi sur la protection des renseignements personnels |
| Attendre les notes avant de s'adresser à la Cour | Le délai pour demander l'autorisation à la Cour fédérale peut expirer | Article 72 de la LIPR |
Questions fréquentes
Les notes du SMGC sont une copie de votre dossier dans le Système mondial de gestion des cas, le système qu'IRCC utilise pour traiter les demandes d'immigration et de citoyenneté. Elles peuvent comprendre vos renseignements personnels, les documents que vous avez envoyés ainsi que les notes et les motifs de l'agent. Vous les obtenez au moyen d'une demande d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels.
Présentez à IRCC une demande en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels pour vos propres renseignements au moyen du Service de demande d'AIPRP en ligne, ou par la poste avec le formulaire IMM 5563 ou une lettre qui nomme la loi. Cette demande est gratuite. Donnez assez de détails, comme votre nom, votre date de naissance et votre numéro de demande, pour qu'IRCC trouve votre dossier.
Oui. IRCC indique que les citoyens canadiens, les résidents permanents et les étrangers, où qu'ils se trouvent, peuvent demander leurs propres renseignements personnels en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Seule la voie de la Loi sur l'accès à l'information est limitée aux citoyens, aux résidents permanents et aux personnes ou sociétés présentes au Canada.
Une demande en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels est gratuite. Une demande en vertu de la Loi sur l'accès à l'information coûte 5 $, payés en ligne par carte de crédit ou de débit, ou par chèque ou mandat à l'ordre du receveur général du Canada si vous l'envoyez par la poste. Ces montants figuraient sur les pages d'IRCC le 4 novembre 2026.
Les deux lois donnent à IRCC 30 jours pour répondre. En vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, IRCC peut prolonger ce délai d'au plus 30 jours, ou davantage pour une traduction ou un support de substitution. En vertu de la Loi sur l'accès à l'information, il peut le prolonger pendant une période raisonnable. IRCC doit vous informer d'une prolongation dans les 30 premiers jours.
Oui, avec votre consentement écrit sur le formulaire IMM 5744. Chaque personne visée par le dossier âgée de 16 ans ou plus (Loi sur la protection des renseignements personnels) ou de plus de 18 ans (Loi sur l'accès à l'information) doit signer son propre consentement. Pour une demande en vertu de la Loi sur l'accès à l'information, la personne qui la présente doit être citoyenne, résidente permanente ou présente au Canada.
Pas toujours. Depuis le 29 juillet 2025 pour la plupart des demandes de résidence temporaire et depuis le 26 mai 2026 pour la plupart des demandes de résidence permanente, IRCC envoie une note de décision qui explique le refus. Le dossier complet peut tout de même en montrer davantage, comme les documents versés au dossier et les entrées antérieures, et IRCC peut retirer des parties d'une note de décision.
Programmes connexes
Sources officielles
Nous avons vérifié cette page auprès de ces sources officielles à la date de révision indiquée ci-dessus. Les règles changent souvent : confirmez auprès de la source officielle avant de présenter une demande.
- IRCC : Expliquer le refus d'une demande, note de décision de l'agent
- IRCC : Accès à l'information et protection des renseignements personnels
- IRCC : Comment présenter une demande en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
- IRCC : Comment présenter une demande en vertu de la Loi sur l'accès à l'information
- Centre d'aide d'IRCC : De combien de temps le Ministère dispose-t-il pour répondre?
- IRCC : Résumé de l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, Système mondial de gestion des cas
- IRCC : Équité procédurale (instructions sur l'exécution des programmes)
- ASFC : Comment présenter une demande en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
- ASFC : Rapports sur l'historique des voyages
- Site Web de la législation (Justice) : Loi sur la protection des renseignements personnels
- Site Web de la législation (Justice) : Loi sur l'accès à l'information
- Site Web de la législation (Justice) : Loi sur l'immigration et la protection des réfugiés
Cette page fournit des renseignements généraux et ne constitue pas un avis juridique. Aucun résultat en immigration ne peut être garanti. Pour un avis sur votre situation, réservez une consultation avec un consultant autorisé.
